162049206 (kopia)

Foto Thinkstock (featured image)

Smart teknik för effektiv hantering av medarbetare

Rekrytering När affärerna går bra och verksamheten expanderar är det ofta ett tecken på att det är dags att anställa företagets första medarbetare. Smarta molnbaserade lösningar underlättar arbetet och gör att du kan lägga mer tid på att utveckla företaget.

annikawihlborg

Annika Wihlborg

Som småföretagare präglas din vardag förmodligen av omväxling och snabba förändringar. Företagartillvaron erbjuder många utmaningar och möjligheter som det gäller att ta vara på. För att minimera den tid du lägger på administration gäller det att vara lösningsorienterad, strukturerad och använda smarta tekniska lösningar som underlättar ditt arbete.

Undersökningar visar att en genomsnittlig småföretagare lägger 25 procent av sin tid på personalrelaterat pappersarbete. Utöver det tillkommer förstås annat pappersarbete, vilket gör att många företagare upplever att administration upptar en alltför stor del av deras tid. Nästan hälften av de småföretag som befinner sig i tillväxtfas upplever dessutom att administrationen hindrar deras tillväxt och utveckling. Turligt nog finns det hjälp att få för den som hellre lägger tid på affärsutveckling, marknadsföring och kundrelationer.

 

Onlinebaserade löneprogram gör det enklare att sköta lönerna.

 

Vad kommer din framtida medarbetare att kosta?

Innan du anställer en ny medarbetare behöver du fundera på vad anställningen kommer att kosta. Jämför det med de effekter du hoppas uppnå av att företaget blir en person starkare. Utöver månadslönen, som ibland regleras av kollektivavtal och ibland är upp till dig och din medarbetare själva kommer överens om, tillkommer försäkringar, sociala avgifter, semesterlön samt eventuell sjukersättning om din medarbetare blir sjuk. När du räknat på vad en nyanställning kostar företaget är det dags att anmäla dig som arbetsgivare till Skatteverket, bestämma dig för vilken anställningsform personen ska få och att komma överens om personens anställningsvillkor. De ska sedan formuleras i ett anställningsavtal.

– När medarbetaren är anställd gäller det att etablera administrativa rutiner som hjälper dig att planera och schemalägga arbetsveckan samt att skatt, pension, sociala avgifter och sjuklön betalas ut i rätt tid. Det finns onlinebaserade löneprogram eller lönetjänster som du kan använda dig av för att sköta rapporteringen till Skatteverket, Statistiska Centralbyrån och pensionsbolag, säger Roger Karlsson, marknadschef på Bluegarden.

Roger Karlsson, marknadschef  Bluegarden
Roger Karlsson, marknadschef Bluegarden

Han rekommenderar företagare att välja ett löneprogram som är användarvänligt och inte kräver någon specifik lönekompetens. Programmet bör automatiskt uppdateras med aktuella avtal, lagar och regler på löneområdet så att man själv slipper att bevaka förändringar.

Om löneprogrammet är molnbaserat är det tillgängligt var som helst och när som helst. Det är också bra om det har en flexibel betalningsmodell så att man inte låser upp sig på dyra programlicenser och att lösningen är integrerad med banken och företagets bokföring. Välj gärna ett system som automatiskt tar backuper på all information som lagras, det kan kännas tryggt att viktig lönehanteringsinformation lagras säkert utanför företagets väggar.

 

Lägg ut delar av administrationen på medarbetarna

Med hjälp av ett sådant verktyg kan du enkelt lägga ut en del av administrationen på medarbetarna själva. De kan rapportera sin tid, eventuell frånvaro, sina utlägg och resekostnader via nätet och du som chef behöver då bara godkänna deras uppgifter för att de sen automatiskt ska behandlas av systemet när det är dags för löneutbetalning.

Den kanske allra viktigaste administrativa uppgiften att sköta på ett oklanderligt sätt är dina medarbetares löneutbetalningar. Du kan välja att outsourca lönehanteringen genom att exempelvis låta en redovisningsbyrå ansvara för hanteringen. Då kan du vara säker på att löneadministrationen sköts på ett korrekt sätt, men hanteringen och beroendet av redovisningsbyrån kan bli kostsam i takt med att antalet anställa ökar. Ett alternativ är att hantera löneadministrationen i egen regi, med hjälp att ett gediget lönesystem. Allt fler småföretagare upptäcker fördelarna med en molnbaserad lösning, som kan växa i takt med företaget, kan anpassas till era aktuella behov och inte kräver några hårdvaruinstallationer.

– Många företagare uppskattar möjligheten att kunna sköta lönehanteringen hemma i soffan, på en läsplatta i sommarstugan eller på resande fot, helt enkelt på den plats man råkar befinna sig för tillfället. Det är viktigt att lönesystemet är integrerat med företagets bokförings- och affärssystem, annars riskerar viktig information gå förlorad när du tvingas lägga tid på att överföra den manuellt mellan olika system, säger Roger Karlsson.