177123100 (kopia)

Foto Thinkstock (featured image)

Guide till en lyckad konferens

Inspiration Att samla personalen och åka iväg på en konferens eller kickoff är ett oslagbart sätt att stärka sammanhållningen på företaget. På en konferens eller kickoff kommer ni bort från vardagen på jobbet och kan fokusera på kompetensutveckling och teambyggande.

annikawihlborg

Annika Wihlborg

En konferens eller kickoff är förstås en stor investering för företaget, men underskatta inte vikten av att kombinera nytta med nöje. Ge deltagarna något roligt att se fram emot, exempelvis en teambyggande aktivitet som både aktiverar och blir en välkommen omväxling till stillasittandet i konferensrummet. Vad ni väljer att göra ihop spelar mindre roll, det viktiga är att ni hittar på något utöver det vanliga tillsammans, en aktivitet som blir en kontrast till vardagen på jobbet.

De i särklass mest avgörande faktorerna för en lyckad och effektiv konferens eller kickoff är ett tydligt formulerat mål och syfte och noggranna förberedelser. Formulera ett tydligt syfte med konferensen, vad vill ni att deltagarna ska känna eller kunna när de åker hem, hur kan konferensen eller kickoffen bidra till att öka trivseln och stärka sammanhållningen på jobbet och vad kan ni göra för att effekten ska hålla i sig i flera månader?

 

Tillvarata konferensanläggningens omgivningar

JohanFagerblad 2014_2 (kopia)
Johan Fägerblad, vd Svenska Möten

– Att sätta ihop ett konferensprogram är mer komplicerat än man kan tro, men tänk på att saker ofta tar längre tid än man tror och att gruppen även kan behöva tid att umgås, mingla och reflektera över det som sagts. Planera därför in tid för pauser, vila och återhämtning i konferensprogrammet och se till att ta vara på konferensanläggningens omgivningar genom att gå en promenad i skogen, samla deltagarna på ett uppiggande gruppträningspass i gymmet eller att arrangera fikastunden ute på bryggan. Glöm inte att följa upp effekten av konferensen. Fundera på om den uppfyllde sitt syfte, om det var en lönsam investering och vad ni kan förbättra till nästa konferens, säger Johan Fägerblad, vd på Svenska Möten.

 

Tänk på att saker ofta tar längre tid än man tror och att gruppen även kan behöva tid att umgås, mingla och reflektera över det som sagts.

 

Satsa på interaktivitet, bensträckare och roliga aktiviteter

Alla har vi väl varit på konferenser som känts allt annat än engagerande, med långa sittningar utan möjlighet till interaktivitet. Flera faktorer påverkar energinivån under konferensdagens lopp, exempelvis rätt mat och sunda mellanmål som varken är sockerbomber eller ovanligt rik på kolhydrater. Många korta bensträckare bidrar till att hålla fokusförmågan på topp, liksom rikligt med möjligheter till interaktivitet.

– Ett mardrömsscenario utifrån målsättningen att engagera konferensdeltagarna är att genomföra en konferensdag med sex-sju talare som avlöser varandra och pratar i en dryg timme vardera. Deltagarna blir trötta och frånkopplade. Varva istället korta informationspass på ungefär en kvart med diskussioner i smågrupper. Ändra sittningen under dagens lopp, låt deltagarna byta plats med varandra och genomför ”bikupor”, som ger deltagarna möjlighet att diskutera och utbyta erfarenheter i smågrupper, säger Johan Fägerblad.

 

Effektivisera företagets vardagliga möten

Även om konferenser och kickoffer är trevligt så gäller det att lägga krut på att göra även de vardagliga mötena roliga och effektiva. Enligt undersökningen Mötesbarometern upptas uppemot 25 procent av vår arbetstid av interna eller externa möten, men endast hälften av företagen mäter effekten av dem. Innan man kallar till ett möte bör ni ställa ett par frågor; vad är syftet med mötet och vilka konkreta resultat förväntar vi oss att det ska ge. Vem har verklig nytta av att närvara och vem kan tillföra något till mötet? På så vis skaffar ni er ett mål och en agenda för mötet, som hjälper mötesdeltagare att förstå varför de har kallats och vilken funktion de fyller på mötet.

Andra knep som kan öka ett mötes inspirationspotential är att hålla delar av mötet stående, korta ner mötestiden eller begränsa föredrag till tio minuter åt gången. Johan Fägerblad rekommenderar exempelvis ”Powermöten”, som aldrig är längre än en kvart. Efter tio minuter kan talaren exempelvis ställa en fråga till mötesdeltagarna eller lägga in en kreativ övning som bidrar till att hålla intresset och energinivån uppe. Se också till att hålla er till mötesagendan, om ni svävar ut och börjar diskutera frågor som inte hör till mötesagendan är det bättre att ”parkera” dem och diskutera vidare vid ett senare tillfällen.